在数字化的大背景下，国家对档案管理提倡使用电子化的方式。2020年最新修订的档案法中：电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以将电子形式作为凭证。

同年11月，国家档案局办公室又针对电子档案的单套管理发出了征询意见稿，档案能够单独以电子形式归档。同时，大力开展企业电子文件归档和电子档案管理试点工作。

组织在档案管理过程中，存在着收集、整理、管理、利用等方面的痛点：

· 档案分散在不同部门和各个系统，收集麻烦，缺乏统一标准；

· 档案手动整理工作量大，重复量大，电子纸质档案如何同步？

· 档案的鉴定、销毁步骤复杂，评定程序繁琐，如何有效管理？

· 档案利用效率低，档案管理日志不完整，记录难追溯？

·档案查询难，一份档案无法多人同时借阅？

……

畅飞扬新一代档案管理系统

新一代档案管理系统，提供纸质档案与电子档案统一管理，以档案全生命周期管理为核心，支持档案收集、档案整理、档案利用、档案鉴定、档案销毁等全过程，构建一个数字化成果100%归档、有效防篡改、可查可验的数字化档案管理系统。

>>> 数字化档案管理系统核心亮点

· 档案的全生命周期管理：通过流程对档案借阅、鉴定实现在线审批操作，实现档案“收、管、用”全过程管理。

· 电子档案的100%归档：泛微具备电子档案管理的天然要素，多种方式、渠道获取档案。

· 3秒完成信息检索：多维度、多类型的检索方式，精准定位，支持字段组合、OCR内容全文检索、条码检索等。

· 数据锁定能力：对内实现操作可溯可查，操作记录完整，系统日志锁定；对外能够满足监管、审计等各方面的要求，电子签名的能力使得电子档案不被篡改；

· 实体库房密集架管理模块无缝对接：与实体库房一 一对应，图形化方式模拟展示实体库房密集架或档案柜布局、实体档案摆放情况，与库房密集架管理模块无缝对接，实现查档快速定位实体档案所处物理位置。

· 集成条形码自动识别接口：可实现档案资料的大批量、快速借阅登记与归还，支持条码打印功能

· 全方位数据安全保护：通过非法途径获取数据只能打开乱码。

（档案收集功能架构）

全生命周期的档案管理方案

一、档案收集

档案收集可支持在线或离线的方式收集，支持多种方式录入档案数据，保存接收的处理记录。

数字化采集加工：通过对档案文件进行扫描，图片数据的挂接，对图片数据成果进行检验。

接口集成采集：调用多种系统集成方式，提供标准的接口和其他系统调用，使得采集记录清晰可查。提供各种统计报表，有效监控、评估档案等

二、档案管理

根据年份、类型、全宗、项目号多种维度进行自定义设置，并且能按国家标准规范进行建立全宗卷。

系统能够按照预先设置好的处理规则，自动提醒档案到期，档案管理员可以选择一批需要鉴定的档案，批量进行处理。

档案管理整体功能

三、档案利用

档案检索：多种途径检索档案，集成OCR识别技术，支持按内容进行关键字查询；实现电子文件在线归档，与档案管理平台无缝对接。

四、档案报表

畅飞扬数字档案管理系统，能够支持读取内部档案数据和集成系统数据，动态生成看板和报表。

多维度统计图形化报表展示了系统档案管理的全貌。集成大数据分析模型，为业务应用提供分析决策支持。

五、档案安全

基于区块链技术，利用区块链技术来实现电子档案的四性检测功能，构建多中心化的服务器可信云存储平台，通过交叉认证与共识 CA 的方式给每份档案的相关经手人、责任人、责任机构进行签名背书，可追溯到所有责任人。

通过植入区块链数字签名接口，将各个孤立的档案馆链接起来，共享互通，提高档案的再用价值。

通过分级管理授权的与私钥公钥非对称加密的方式，对部分高度敏感和机密的档案文件采用大数据签名和信息保密。

结尾：以上数据基于畅飞扬公司整理得出，大数据研究，深圳档案管理机构，畅飞扬大数据分析工程师