特种设备使用单位的档案管理人员要参了解特种设备安装及设备实体分布情况，要求特种设备安装施工单位提供齐全的设备技术资料，并做好资料交接工作。同时要明确规定，特种设备安全管理人员有协助档案管理人员搞好做好特种设备运行状况的登记和保管好档案资料的责任，安全管理人员在进行安全检查的同时，注意将每台在用特种设备进行编号登记，及时记录反馈设备运行情况。档案专管人员要采取动态管理的方式，建立健全设备检修记录、改造记录、每年的检验鉴定记录等，以不断充实特种设备安全技术档案内容，实现档案资料与运转设备的真实对应，真正使特种设备安全技术档案为特种设备使用、检修提供准确依据。

在档案管理中，要把特种设备安全技术档案提取出来，单独组卷、分类、编号，形成条目，系统排列。

^{根据特种设备档案资料汇编特种设备档案专题目录，并将目录下发给特种设备管理人员、生产技术人员共同检索、查阅，使他们利用档案资料，及时处理潜在隐患，提高运行设备的可靠性和安全性，降低事故率，保持正常的生产生活秩序。}